Diagrama de Flujo de Datos.

Es un gráfico lógico del plan de trabajo que se ejecutara para la solución de un determinado problema. A través de él, se planifica la solución del problema independiente del lenguaje de computación a usar. De esta manera se separa loas instrucción es un lenguaje determinado con todas las reglas.

Las capacidades humanas necesarias para elaborar un diagrama de flujo correcto son: Lógico, Prácticas, y Atención.

El empleo de la maquina en las funciones del procediendo de datos han hecho necesario un flujo ordenado de la información. La secuencia en que deberán ejecutarse las operaciones tendrá que definirse claramente, y cuando se combine con los datos a los que debe aplicarse, esa secuencia creara el flujo de información.

No puede hacerse mucho hincapié en documentación, ósea el registro de Información .Sin Instrucciones escritas y sin representación gráfica del flujo de trabajo seria muy difícil de llevar una tarea de procediendo de datos en forma apropiada. Hay varios métodos mas eficientes organizados y normalizados, es el de los diagramas de Flujo que el Futuro programador comprenda la necesidad de los diagrama de flujo.

Objetivos de un diagrama de flujo:

Estructura la solución del problema independiente del lenguaje a utilizar.

Separar la solución lógica de programación de la parte de reglas y sintaxis de codificación con esta división del trabajo se obtiene mayor eficiencia.

Dar una visión completa del problema al programador ya que pierde en un programa ya codificado.

Permitir una compresión más rápida del programa a otros programadores.

Tipos de diagramas de flujo:

Diagrama de flujo de sistemas: muestra en que forma se procesan los datos, entre as principales funciones o estaciones de trabajo .En este diagrama completo de computadora se presenta con un solo símbolo de procesamiento.

Ejemplo de Diagrama de Flujo de sistema:

Diagrama de flujos de programación:
Son las operaciones y decisiones en la secuencia en que las ejecutará una computadora de procesamiento de datos. Los símbolos representan esas operaciones e indican el orden en que se ejecutaran. Por lo tanto, un diagrama de flujo de programa proporciona una descripción gráfica del programa.

Ejemplo de Diagrama e Flujo de Programa:

Simbologia de los diagramas de flujo:

Las diversas organizaciones usan distintos símbolos, pero el comité sobre computadoras y procesadores de información de la Asociación Norteamericana de Normas ha hecho un gran esfuerzo para normalizar los símbolos de los diagramas de flujo. Esa normalización permite comprender cualquier diagrama de flujo que use los símbolos recomendados.

Cada símbolo normal de diagrama de flujo tiene un significado especial.

Expresa Inicio o Fin de un Programa.

Expresa operación algebraica o de

asignación.

Expresa condiciones y asociaciones alternativas de una decisión lógica.

 Expresa condición y acciones alternativas de una decisión numérica.

Entrada / Salida: Representa cualquier tipo de Fuente de entrada y salida

 Entrada: Lectura de datos por tarjeta perforadas.

Conector dentro de página.

 Representa resultado mediante un reporte impreso

Conector fuera de página.

 Expresa operación cíclica repetitiva.

Expresa proceso de llamada a una subalterna.

Representa datos grabados en una cinta magnética.

Almacenamiento en línea Disco Magnético.

Reglas para estructurar un diagrama de flujo:

• El sentido de un diagrama de flujo generalmente es de arriba hacia abajo.
• Es un símbolo solo puede entrar una flecha de flujo si varias líneas se dirigen al mismo símbolo, se deben unir en una sola flecha.

• Las líneas de flujo no deben cruzarse, para evitar los cruces se utilizan los conectores.
• De un símbolo excepto el de decisión, solo puede salir una línea de flujo.
• Los símbolos Terminal, Conector dentro de página y conector fuera de página solo pueden estar conectados al diagrama por una sola flecha, ya que por su naturaleza es imposible que tenga una entrada y una de salida.
• Los émbolos de decisión tendrán siempre una sola flecha de entrada y dos o tres flechas de salida según la cantidad de alternativas que se presentan.

Un diagrama de flujo debe estar complemente cerrado, teniendo una continuidad de principio a fin, no pueden quedar flechas en el aire ni símbolos sin conexión al diagrama pues el flujo seria interrumpido.

Consideraciones sobre el diagrama de flujo:

Un diagrama de flujo, puede tener tipos de errores diferentes:

DE FORMA: Se genera por no seguir las reglas establecidas, puede hacer el diagrama difícil interpretación, confundir el diagrama y hasta convertirlo en errado en cuanto ser lógica.

DE LÓGICA: Son errores de estructura del diagrama en cuanto al arden puede ser de distinta gravedad, desde dejar de mostrar el resultado. O falta un cálculo hasta un error que determine que un programa nunca llegue a su fin.

DE OBJETIVO: Es cuando un diagrama de flujo esta correcto en cuanto a su estructura y forma pero no soluciona el problema propuesto sino otro.

Una vez terminado e diagrama de flujo, es necesario asegurarse de que funcione correctamente cumpliendo el objetivo fundamental, las condiciones especificas y las excepciones del problema propuesto a esto se le llama generalmente "corrida en frió" prueba de escritorio.

Para ellos e selecciona algunos datos (creadas por el programador para fines de la prueba) que cubran todos los casos posibles en todas las condiciones. Tomando estos datos se recorre el diagrama de flujo símbolo a símbolo siguiendo la orden de cada uno de ellos, todo esto se hará a un lado del diagrama o en una hoja aparte dándole valores a variables y ejecutando operación que se indique .Ejemplo:

Diccionario de datos y sus relaciones en el análisis y diseño de sistemas.

El diccionario de datos.

El diccionario de datos es una aplicación especializada de los tipos de diccionarios usados como referencia en la vida cotidiana. El diccionario de datos es una obra de consulta con información acerca de los datos (es decir, metadatos), compilada por los analistas de sistemas para guiarse en el análisis y diseño. Como un documento, el diccionario de datos recopila y coordina términos de datos específicos, y confirma lo que cada término significa para las diferentes personas en la organización. Los diagramas de flujo de datos tratados en el capítulo 7 son un excelente punto de partida para recopilar entradas para el diccionario de datos.

Una razón importante para mantener un diccionario de datos es guardar datos ordenados.

Esto significa que los datos deben, ser consistentes. Si usted guarda datos acerca del sexo de un hombre como "M" en un registro, "Masculino" en un segundo registro y como el número "1" en un tercer registro, los datos no son consistentes. Un diccionario de datos ayudará en este aspecto.

Los diccionarios de datos automatizados (parte de las herramientas CASE mencionadas anteriormente) son valiosos por su capacidad de hacer referencias cruzadas de los elementos de datos y el lugar donde se utilizan, permitiendo por tanto realizar cambios a todos los programas que comparten un elemento común, si esto fuera necesario. Esta característica suplanta el hacer cambios al azar, y evita el tener que esperar hasta que un programa deje de funcionar porque un cambio no se ha implementado en todos los programas que comparten el elemento que se ha actualizado. Evidentemente, los diccionarios de datos automatizados se vuelven importantes para los sistemas grandes que producen miles de elementos de datos que requieren catalogación y referencias cruzadas.

Relación en el análisis y diseño de sistemas.

La relación fundamental que tiene el diccionario de datos con el análisis y diseños de sistemas, es que cuando se tiene listo el diccionario de datos sirve como guía al analista para el futuro análisis y diseño de un sistema.

Diseño de archivo y bases de datos.

El diseño de archivos y bases de datos incluye decisiones con respecto a la naturaleza y contenido del propio archivo, como si se fuera a emplear para guardar detalles de las transacciones, datos históricos, o información de referencia. Entre las decisiones que se toman durante el diseño de archivos, se encuentran las siguientes:

a) Los datos que deben incluirse en el formato de registros contenidos en el archivo.

b) La longitud de cada registro, con base en las características de los datos que contenga.

c) La secuencia a disposición de los registros dentro del archivo (la estructura de almacenamiento que puede ser secuencial, indexada o relativa).

No todos los sistemas requieren del diseño de todos los archivos, ya que pueden existir archivos de un sistema anterior que pueden ser utilizados para el nuevo sistema y probablemente solo tenga que enlazarse el nuevo sistema al archivo maestro donde se encuentran los registros.

En lo que se refiere a las bases de datos, la mayoría de los sistemas de información ya se han implantado en sistemas de cómputos grandes o pequeños, por lo que utilizan una base de datos que puede abarcar varias aplicaciones, por esta razón estos sistemas utilizan un administrador de base de datos. En este caso el diseñador no construye la base de datos sino que consulta a su administrador para ponerse de acuerdo en el uso de esta base de datos en el sistema.

EL MODELO RELACIONAL.

• Todos los datos se representan en tablas.

           o    Incluso los resultados de cualquier consulta son otra tabla.

• Las tablas están compuestas por filas y columnas.

• Las filas y las columnas, en principio, carecen de orden (p.ej., el orden en el que se muestren las filas y las columnas no importa).

           o    Las filas sólo se ordenan si se le indica a la base de datos que lo haga, mediante el correspondiente comando. De no ser así, el orden será arbitrario, y puede cambiar en caso de tratarse de una base datos dinámica.

           o    El orden de las columnas lo determina cada consulta.

• Cada tabla tiene una clave primaria, un identificador único, compuesto por una o más columnas.

• La mayoría de las claves primarias están formadas por una única columna (p.ej., CIUDAD_ID). 

• Para establecer una relación entre dos tablas es necesario incluir, en forma de columna, en una de ellas la clave primaria de la otra. A esta columna se le llama clave secundaria.

• Estos dos conceptos --clave primaria y secundaria-- son los más importantes en el diseño de bases de datos. Es importante dedicarles tiempo, para entender bien en qué consisten y cómo funcionan.

• Cualidades de un buen diseño de base de datos.
• Reflejar la estructura del problema en el mundo real.
• Ser capaz de representar todos los datos esperados, incluso con el paso del tiempo.
• Evitar el almacenamiento de información redundante.
• Proporcionar un acceso eficaz a los datos.
• Mantener la integridad de los datos a lo largo del tiempo.
• Ser claro, coherente y de fácil comprensión.
• Nota: A veces, estos objetivos pueden ser contradictorios.

INTRODUCCIÓN AL MODELO ENTIDAD/RELACIÓN.

• El modelo Entidad/Interrelación (E/R): un método de diseño de bases de datos.
• Muestra de una versión simplificada.
• Representa los datos mediante una serie de entidades que disponen de atributos.
• Una entidad es una clase de objetos o conceptos claramente dentificable.
• Las entidades establecen interrelaciones con otras entidades.
• El resultado de este proceso es una base de datos normalizada que facilita el acceso a los datos y evita su duplicado. 

Nota: en su mayor parte, el diseño formal de una base de datos se centra en la normalización de la base y en asegurar que el diseño se ajuste a un nivel de normalización (p.ej., first normal form, second normal form,etc.). Este nivel de formalidad va mucho más allá, pero es importante saber que existen tales formalidades.

Nota: en su mayor parte, el diseño formal de una base de datos se centra en la normalización de la base y en asegurar que el diseño se ajuste a un nivel de normalización (p.ej., first normal form, second normal form,etc.). Este nivel de formalidad va mucho más allá, pero es importante saber que existen tales formalidades.

PROCESO DEL DISEÑO EN MODELO ENTIDAD / RELACIÓN.

• Identificar las entidades que debe presentar la base de datos.
• Determinar las cardinalidades de las interrelaciones establecidas entre las distintas entidades y clasificar estas interrelaciones entre los siguientes tipos:

             o    Uno a uno (p.ej., una parcela sólo tiene una dirección).

             o    Uno a muchos (p.ej., en una parcela pueden ocurrir varios incendios).

             o    Muchos a muchos (p.ej., la venta de parcelas: una misma parcela la pueden vender varios propietarios y cada propietario puede vender varias parcelas).

• Dibujar el diagrama Entidad/Interrelación.
• Determinar los atributos de cada entidad.
• Definir la clave primaria (única) de cada entidad.

PASO DEL MODELO E/R AL DISEÑO DE LA BASE DE DATOS.

• Las entidades entre las que hay una interrelación uno a uno se deben fusionar en una sola entidad.
• Una vez hecho esto, cada una de las entidades que quedan se convierte en una tabla con una clave primaria y una serie de atributos, de los cuales algunos pueden ser claves secundarias. 
• Las interrelaciones uno a muchos se transforman en atributo y clave secundaria de la tabla que representa a la entidad situada del lado de la interrelación correspondiente a muchos.
• Las interrelaciones muchos a muchos entre dos entidades pasan a ser una tercera tabla con claves secundarias procedentes de ambas entidades. Estas claves secundarias deberán formar parte de la clave primaria de la tabla en la que se convierte la interrelación, cuando corresponda.
• Hay una serie de herramientas disponibles en el mercado que pueden automatizar el proceso de conversión de un modelo E/R en un esquema de base de datos.

Diseño de archivo y bases de datos por Kendall y Kendall:

Diseño de entradas, procesos y salidas.

Diseño de entradas: 

(Diseñar el sistema de recopilación de datos)

Las especificaciones de entrada describen la manera en que los datos ingresarán al sistema para su procesamiento.  Las características de diseño de la entrada pueden asegurar la confiabilidad del sistema y producir resultados a partir de datos exactos, o también pueden dar como resultado la producción de información errónea.  Asimismo, el diseño de la entrada determina sí el usuario puede interactuar con el sistema de manera eficiente.  El diseño de la entrada es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus usuarios.  Algunos aspectos del diseño cambian, lo que depende si el sistema está orientado hacia lotes o en línea.  Pero sin considerar el sistema, existen aspectos generales en la entrada que todos los analistas deben tener en cuenta.

El diseño de la entrada consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la preparación de datos, la realización de los pasos necesarios para poner los datos de una transacción en una forma utilizable para su procesamiento, así como la entrada de éstos.  La entrada de estos los datos se logra al instruir la computadora para que los lea ya sea de documentos escritos o impresos, o por personas que los escriben directamente en el sistema.

Controles de la cantidad de entrada. 
Existen varias razones que explican por qué un buen diseño debe controlar la cantidad de datos en la entrada.  Primero, las operaciones de preparación y entrada dependen de las personas.  Dado que los costos de la mano de obra son altos, los asociados con la preparación e ingreso de los datos también lo son altos.  Disminuir los requerimientos de datos puede reducir los costos y ocurrir lo mismo con los costos de mano de obra.  Segundo, la fase de entrada puede ser un proceso lento que toma mucho más tiempo que el que necesitan las computadoras para llevar a cabo sus tareas.  De hecho, la computadora quizá permanezca sin hacer nada durante el tiempo en que se preparan los datos y la entrada para su procesamiento.  Al disminuir los requerimientos de la entrada, el analista puede acelerar todo el proceso desde la captura de datos hasta que los resultados llegan a manos de los usuarios.

• Evitar Retrasos. Un retraso en el procesamiento, que es un resultado de las operaciones de preparación o de entrada de datos, recibe el nombre de cuello de botella.  Evitar los cuellos de botella debe ser siempre uno de los objetivos que el analista persiga al diseñar la entrada.

• Evitar errores de datos. En cierto sentido la tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya que entre más pequeña sea ésta, menores serán las oportunidades para cometer errores.  Es común encontrar en las operaciones de venta al por menor una tasa promedio del 3% de error en las operaciones de entrada de datos.  Si el volumen de datos es de 10,000 transacciones por semana, entonces se presentarán aproximadamente 300 errores.  A pesar de lo anterior, el analista puede reducir el número de errores al disminuir el volumen de datos que deben ingresarse por cada transacción.  El analista también puede modificar las tasas de error de una operación a través del diseño de la entrada, ya que la forma en que deben ingresar los datos puede tener efectos sobre la incidencia de los errores.  Otro aspecto del control de errores es la necesidad de detectarlos cuando éstos se presentan.  Las verificaciones y balances en los programas para entrada de datos, denominadas técnicas de validación de entradas, también descubren errores en la entrada.

• Evitar pasos adicionales. Algunas veces el volumen de transacciones y la cantidad de datos en preparación, o en el trabajo de entrada de datos, es algo que no se puede controlar.  Cuando no es posible reducir el volumen de transacciones, el analista debe asegurar que el proceso sea lo más eficiente posible.  El analista experimentado también evitará diseños para la entrada que traigan como consecuencia una mayor cantidad de pasos a seguir.  El efecto que trae consigo ya sea añadir o quitar un paso cuando se alimentan los cheques al proceso bancario, será multiplicado muchas veces en el transcurso de un día de trabajo.

• Mantener la sencillez del proceso. Quizá el mejor consejo para los analistas es alcanzar todos los objetivos ya mencionados en la forma más sencilla posible.  Claro está que al incluir tantos controles sobre los errores las personas puedan tener dificultades al emplear el sistema.  En otras palabras. el control de los errores puede obstruir la tarea.  El sistema mejor diseñado se ajusta a las personas que lo utilizarán y al mismo tiempo, proporcionarán métodos para el control de los errores.  La simplicidad funciona y es aceptada por los usuarios.  En contraste, cuesta trabajo que los usuarios acepten diseños para la entrada que sean complejos o confusos, y no existe ninguna garantía para el éxito al instalar un sistema complejo.  En consecuencia, es aconsejable evitar la complejidad cuando hay opciones más sencillas.

• Validación dela entrada. Los diseños de las entradas tienen como finalidad reducir la posibilidad de cometer errores o equivocaciones durante la entrada de datos.  Sin embargo, siempre debe suponer que se presentarán errores. Estos deben detectarse durante la entrada y corregirse antes de guardar los datos o procesarlos.  Es mucho más difícil corregir datos equivocados después de almacenarlos que antes de hacerlo.  De hecho los datos equivocados se olvidan con frecuencia hasta que alguien utilice un reporte basado en esos datos y cuestiona su exactitud y validez.

Los analistas de sistemas deciden los siguientes detalles del diseño de entradas.

1. Qué datos ingresan al sistema.
2. Qué medios utilizar.
3. La forma en que se deben disponer o codificar los datos.
4. El diálogo que servirá de guía a los usuarios para dar entrada a los datos.
5. Validación necesaria de datos y transacciones para detectar errores.
6. Métodos para llevar a cabo la validación de las entradas y los pasos a seguir cuando se presentan errores.

Las decisiones de diseño para el manejo de entradas, especifican la forma en que serán aceptados los datos para su procesamiento por computadora. Los analistas deciden si los datos serán proporcionados directamente, quizá a través de una estación de trabajo, o por el uso de documentos, como talones de venta, cheques bancarios o facturas, donde los datos a su vez son transferidos hacia la computadora para su procesamiento.

Diseño de procedimientos: 
(Diseñar el sistema de procesamiento de datos)

Los procedimientos especifican qué tareas deben efectuarse al utilizar en sistema y quiénes son los responsables de llevarlas a cabo. Entre los procedimientos importantes se encuentran:

• Procedimientos para entrada de datos. Métodos para la captura de datos de las transacciones y su ingreso en el sistema de información.

• Procedimientos durante la ejecución. Pasos y acciones emprendidos por los operadores del sistema y, en ciertos casos, por los usuarios finales que interactúan con el sistema para alcanzar los resultados deseados.

• Procedimientos para el manejo de errores. Acciones a seguir cuando se presentan resultados inesperados.

• Procedimientos de seguridad y respaldo. Acciones para proteger al sistema y sus recursos contra posibles daños.

Diseño de las salidas:
(Diseño del sistema de informes y producción de documentos)

El término salida, como es probable que el lector lo conozca, se refiere a los resultados e información generados por el sistema. Para muchos usuarios finales, la salida es la única razón para el desarrollo del sistema y la base sobre la que ellos evaluarán la utilidad de la aplicación. En la realidad, muchos usuarios no operan el sistema de información y tampoco ingresas datos en él, pero utilizan la salida generada por el sistema. Cuando diseñan la salida, los analistas deben de realizar lo siguiente:

• Determinar qué información presentar.
• Decidir si la información será presentada en forma visual, verbal o impresa y seleccionar el medio de salida.
• Disponer la presentación de la información en un formato aceptable.
• Decidir cómo distribuir la salida entre los posibles destinatarios.

Para llevar a cabo las actividades antes mencionadas, se requieren decisiones específicas tales como el empleo de formatos ya impresos cuando se preparan reportes, cuántas líneas planear sobre una página impresa o si se debe emplear gráficas y colores.

 La salida es la única razón para el desarrollo del sistema y la base sobre la que ellos evaluarán la utilidad de la aplicación.  En la realidad, muchos usuarios no operan el sistema de información y tampoco ingresan datos en él, pero utilizan la salida generada por el sistema.

El diseño de la salida de la computadora debe avanzar en una forma organizada y bien pensada: tiene que desarrollarse correctamente mientras que al mismo tiempo se garantice que cada elemento de la salida está diseñado para que las personas encuentren que el sistema es fácil de emplear.

El termino salida se utiliza para denotar cualquier información, ya sea impresa o en una pantalla.  Cuando los analistas diseñan la salida:

• Identifican la salida específica que es necesaria para satisfacer los requerimientos de la información.
• Seleccionan los métodos para presentar la información.
• Crean los documentos, reportes u otros formatos que contienen la información producida por el sistema.

Un sistema de información debe alcanzar uno o más de los siguientes objetivos:

1. Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado actual o protecciones para el futuro.
2. Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias.
3. Iniciar una acción.
4. Confirmar una acción.

El buen diseño de la salida de los sistemas, no puede ser desarrollado en forma independiente del uso que se dará a la salida.  En otras palabras, no se puede clasificar como buena una salida estéticamente atractiva o que haga uso de una nueva tecnología, a menos que satisfaga las necesidades de la organización y de sus usuarios.  El propio proceso de diseño comienza cuando el analista de sistemas identifica la salida que debe producir el sistema (un proceso que se inicia durante la determinación de requerimientos).

Aspectos importantes de las Salidas.
Cuatro preguntas, a las que debe darse respuestas en forma completa y apropiada, ayudan a los expertos de diseño de sistemas a comprender mejor lo que debe ser la salida de un nuevo sistema:

¿Quiénes Recibirán La Salida?
El usuario, ¿forma o no parte de la organización?, Quizá los usuarios externos tengan requerimientos específicos que no se pueden cambiar y que dictan los requerimientos de contenido, formato y medio de presentación.  Tal vez las organizaciones decidan presentar la misma información en forma diferente cuando ésta es enviada a los usuarios tanto externos como internos.

¿Cuántos Detalles Son Necesarios?
Pocos detalles son necesarios para indicarle a alguien que renové una licencia de manejo (nombre, dirección, fecha de renovación, cuota y una identificación de la salida como aviso de renovación).  Sin embargo, un informe trimestral de venta de ventas contiene muchos detalles con formatos diferentes que son de ayuda para trasmitir un mensaje (qué sucedió, cómo ocurrió y cuál fue el resultado) a todos los usuarios.  Asimismo, la cantidad de datos también sugiere si deben emplear métodos de impresión o de presentación en una pantalla.

¿Cuántos Y Que Tan Frecuente Es La Salida?
El calendario junto con la oportunidad de la salida, son guías específicas del diseño.  Algunas salidas se producen con poca frecuencia y sólo cuando aparecen ciertas condiciones: la emisión del aviso de renovación de licencia puede ocurrir cada 4 años, la emisión de una notificación de pago sucede cuando el saldo de la cuenta está vencido. sin embargo, la organización puede requerir cada mes una salida que indique todas las licencias que deben renovarse el próximo mes, o una salida cada semana que señale todas aquellas cuentas cuyo saldo se venció durante la semana. 

¿Qué Método Utilizar?
¿Debe ser impresa o presentada en pantalla?  La salida impresa se emplea con bastante frecuencia.  Sin embargo, si un sistema da respuestas del tipo sí o no a las consultas, a menudo es apropiado presentar la respuesta en una pantalla, algunos sistemas emplean una salida de audio para informarles sobre un nuevo número telefónico o el cambio de éste.

Sistemas de Información

Definición de Sistemas de Información.

  Un sistema de información es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para alcanzar un fin determinado, el cual es satisfacer las necesidades de información de dicha organización. Estos componentes pueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general, los cuales procesan la información y la distribuyen de manera adecuada, buscando satisfacer las necesidades de la organización.

  Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.

  Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfaz automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfaz automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

Clasificación de los Sistemas de Información.

Sistemas transaccionales: Son Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, entradas, salidas, etc.

Sistemas de soporte a la toma de decisiones: Son Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones.

Sistemas estratégicos: Son sistemas de información desarrollado en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

Video explicativo:

Características del sistema de información.

  Un SI tiene diversas características dependiendo de la perspectiva con la que se observa, lo dividiremos en dos grupos (1) desde la naturaleza:

Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos u objetivos Las unidades o elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

Globalismo o totalidad:  todo sistema tiene una naturaleza orgánica, por la cual una acción que produzca cambio en una de las unidades del sistema, con mucha probabilidad producirá cambios en todas las otras unidades de éste. En otros términos, cualquier estimulación en cualquier unidad del sistema afectará todas las demás unidades, debido a la relación existente entre ellas. El efecto total de esos cambios o alteraciones se presentará como un ajuste del todo al sistema. El sistema siempre reaccionará globalmente a cualquier estímulo producido en cualquier parte o unidad. Existe una relación de causa y efecto entre las diferentes partes del sistema. Así, el sistema sufre cambios y el ajuste sistemático es continuo. De los cambios y de los ajustes continuos del sistema se derivan dos fenómenos el de la entropía y el de la homeostasia.

Entropía: es la tendencia que los sistemas tienen al desgaste, a la desintegración, para el relajamiento de los estándares y para un aumento de la aleatoriedad. A medida que la entropía aumenta, los sistemas se descomponen en estados más simples. La segunda ley de la termodinámica explica que la entropía en los sistemas aumenta con el correr del tiempo, como ya se vio en el capítulo sobre cibernética. 

  A medida que aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. Si por falta de comunicación o, por ignorancia, los estándares de autoridad, las funciones, la jerarquía, etc. de una organización formal pasan a ser gradualmente abandonados, la entropía aumenta y la organización se va reduciendo a formas gradualmente más simples y rudimentarias de individuos y de grupos. De ahí el concepto de negentropía o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.

Homeostasis: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del medio ambiente.

Aunque también se pueden ver las características que tienen desde el (2) tipo de sistema:

Sistemas Transaccionales:

Agilizar las tareas operacionales de la organización.

Alta transaccionabilidad (entradas y salidas de información).

Nivel de cálculo bajo.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones:

Baja transaccionabilidad (entradas y salidas de información).

Nivel alto de cálculo, y operaciones complejas.

Sistemas Estratégicos:

La complejidad de estos SI es alta.

Generalmente su implementación en la organizacional va precedida de los anteriores.

Apuntan a “apuntar” a otros horizontes la organización.

Importancia de los Sistemas de Información de las Organizaciones.

  Las organizaciones siempre utilizaron sistemas que les permitieron administrar el manejo de su información, con lo cual no necesariamente debe existir una computadora para reconocer la existencia de estos tipos de sistemas pues estos pueden ser también del tipo manuales; por ejemplo una distribuidora pequeña que no tenga informatizada la totalidad de sus esquemas de logística y comercialización. Lo importante es que el sistema permita almacenar, recuperar, procesar y distribuir información.

  Sin embargo, es cada vez más necesario el disponer de sistemas de información basados en computadoras por los beneficios que estos proporcionan: reducción de errores provocados por las personas a través del control de las entradas, velocidad en el procesamiento de datos, posibilidad de realizar tediosos análisis sobre los mismos, reducción de espacio físico destinado a su almacenamiento, agilidad al momento de buscar algún dato en particular, y otros tipos de ventajas que podrían lograrse en caso de enfocarse en el uso estratégico de los mismos.

  En los entornos de negocio actuales, el disponer de una buena gestión en el uso de los sistemas de información se convierte en una estrategia que pueden utilizar las empresas para hacer frente a sus fuerzas competitivas.

Ciclo de vida de los Sistemas de Información.

  Existen pautas básicas para el desarrollo de un SI para una organización:

Conocimiento de la Organización: analizar y conocer todos los sistemas que forman parte de la organización, así como los futuros usuarios del SI. En las empresas (fin de lucro presente), se analiza el proceso de negocio y los procesos transaccionales a los que dará soporte el SI.

Identificación de problemas y oportunidades: el segundo paso es relevar las situaciones que tiene la organización y de las cuales se puede sacar una ventaja competitiva(Por ejemplo: una empresa con un personal capacitado en manejo informático reduce el costo de capacitación de los usuarios), así como las situaciones desventajosas o limitaciones que hay que sortear o que tomar en cuenta(Por ejemplo: el edificio de una empresa que cuenta con un espacio muy reducido y no permitirá instalar más de dos computadoras).

Determinar las necesidades: este proceso también se denomina elicitación de requerimientos. En el mismo, se procede identificar a través de algún método de recolección de información (el que más se ajuste a cada caso) la información relevante para el SI que se propondrá.

Diagnóstico: En este paso se elabora un informe resaltando los aspectos positivos y negativos de la organización. Este informe formará parte de la propuesta del SI y, también, será tomado en cuenta a la hora del diseño.

Propuesta: contando ya con toda la información necesaria acerca de la organización es posible elaborar una propuesta formal dirigida hacia la organización donde se detalle el presupuesto, relación costo-beneficio, presentación del proyecto de desarrollo del SI.

Diseño del sistema: Una vez aprobado el proyecto, se comienza con la elaboración del diseño lógico del SI; la misma incluye el diseño del flujo de la información dentro del sistema, los procesos que se realizarán dentro del sistema, etc. En este paso es importante seleccionar la plataforma donde se apoyará el SI y el lenguaje de programación a utilizar.

Codificación: con el algoritmo ya diseñado, se procede a su reescritura en un lenguaje de programación establecido (programación), es decir, en códigos que la máquina pueda interpretar y ejecutar.

Implementación: Este paso consta de todas las actividades requeridas para la instalación de los equipos informáticos, redes y la instalación del programa generado en el paso anterior.

Mantenimiento: proceso de retroalimentación, a través del cual se puede solicitar la corrección, el mejoramiento o la adaptación del SI ya creado a otro entorno. Este paso incluye el soporte técnico acordado anteriormente.

enlaces de interés:

Introducción a la Teoría General de Sistemas [PDF]
La Teoría General de Sistemas (M. en C. Eduardo Bustos Farías) [PDF]